A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes na relação entre trabalhador e empresa e deve ser feito com muito cuidado.
Já a gestão da folha de pagamento se refere a toda a administração e processos envolvendo a organização desses documentos.
Devido a isso, é de suma importância uma gestão eficaz, de modo a evitar erros.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar a entender o processo de implementar e gerir a folha de pagamento de seus empregados de forma apropriada, mas antes disso.
Quais são os erros de gestão mais comuns na folha de pagamento?
Não importa se a empresa possui 10 ou 1.000 funcionários, é imprescindível a empresa possui uma gestão com processos claros e efetivos, caso contrário, esses erros podem acontecer:
- Não acompanhar as mudanças na legislação trabalhista;
- Realizar pagamentos indevidos com acréscimos;
- Não ter uma previsão de custos;
- Não se atentar as mudanças internas da corporação.
Agora que você já sabe quais são os erros, vamos ver como evitá-los.
5 dicas para uma Gestão eficaz da folha de pagamento
- Identificação dos problemas de gestão
Antes de corrigir algo, é necessário saber o que está errado, e, com isso, o primeiro passo para uma boa gestão, é analisar a gestão atual e saber o que pode ser melhorado.
Talvez seja falta de pessoas com conhecimento específico, processos internos defasados, entre outros.
Por isso, é fundamental identificar os principais pontos de falhas e analisar de que maneira eles podem ser melhorados.
- Fique atento às mudanças
As leis mudam e é preciso sempre estar atento a elas, qualquer mudança na legislação pode ser capaz de impactar a folha de pagamento e novas contratações.
Devido a isso, o RH deve prestar muita atenção a essas movimentações para que a confecção do documento reflita esses acontecimentos e a empresa não cometa erros.
Além disso, o pagamento de férias e 13° salário também afetam o salário e são pontos que requerem atenção na hora de fazer a gestão da folha de pagamento.
- Tenha sempre backups dos documentos
Conforme exigido por lei, folhas de pagamento são documentos obrigatórios e, por isso, é necessário guardá-los de forma segura e uma opção para isso é fazer backups.
Essa prática é fundamental para centralizar as informações e ter acesso a elas todas as vezes que precisar.
Além disso, essa é uma tarefa que deve ser realizada frequentemente, para sempre possuir todos os documentos no mesmo local.
- Controle o ponto de seus funcionários
O pagamento dos funcionários é calculado, na maioria das vezes, pelas horas trabalhadas. Então é preciso ter um controle exato das horas cumpridas por cada funcionário no mês.
Para isso, fazer o controle do ponto é uma tarefa básica para fazer uma gestão da folha de pagamento.
- Utilize uma conta bancária específica para pagamentos
Utilizar uma conta financeira só para pagamentos evita que o dinheiro seja usado para outra finalidade e, além disso, os comprovantes de pagamentos ficam mais fáceis de serem acessados em caso de auditorias e fiscalizações.
BÔNUS: Automatize a gestão da folha de pagamento
Nessas horas, a tecnologia pode ser uma grande aliada e já existem sistemas para automatizar folhas de pagamento.
Esses sistemas possibilitam o controle de dados e informações de forma simplificada.
Isso faz com que a visualização dos valores pagos seja mais ampla e seja possível identificar situações que merecem atenção.
As principais vantagens de uma gestão efetiva da folha de pagamento são:
- Mais agilidade;
- Maior precisão nos dados;
- Centralização de dados e informações;
- Maior eficácia no controle financeiro;
- Geração de relatórios;
Conclusão
Vimos que é importante uma gestão eficiente para garantir uma relação de confiança entre funcionários e empresa.
Assim, o funcionário sabe que suas horas de trabalho estão sendo contabilizadas e pagas de forma certa. Por outro lado, o gestor pode ficar tranquilo e focar em outras áreas que requer sua atenção, sem correr o risco de ações trabalhistas.
Para mais dicas sobre gestão financeira, continue acompanhando a Confiágil.